私は新入社員研修後に配属された部署で「使えない」「誰が採用したの」と言われ、再研修で本社に戻された経験があります。
その後、再度配属された先でも自分に自信が持てず、入社半年で退職することになりました。
それからは、派遣社員や契約社員などで経験を積みました。
しかし、最初につまずいてしまったことが影響して、どこの企業に行っても自分に自信を持てず、長続きしませんでした。
もちろん、難病が隠れていたので冬場になると体が辛くなることも影響していましたが、病気よりも自分に自信が持てないことが大きかったと思います。
それでも、難病が発覚した時には他の派遣社員より時給も高く、直接雇用の話もいただいていました。
失敗した私だからこそ、新入社員時代に身に付けておきたいことを記しておきたいと思います。
参考になれば幸いです。
新入社員はムードメーカー！明るい挨拶とホスピタリティ
新入社員に求められるのは、社内に活気を与えることです。
新入社員の存在は、2年目、3年目の社員に先輩の自覚を持たせ、「新入社員に抜かされないように」というプレッシャーを与えるきっかけになります。
その1歩として行いたいのが明るく元気な挨拶。
いつもより少し大きな声で挨拶をすると、自分のモチベーションアップにもつながります。
大きな声を出すのが苦手や人見知りな人も、挨拶だけは頑張ってみましょう。
ホスピタリティを持って仕事をする
ホスピタリティとはお客様へのおもてなしをする時に使われる言葉です。
しかし、社内でもホスピタリティが求められます。
新入社員は仕事で貢献できない分、社内サービスでの貢献を求められています。
では社内ホスピタリティって何をするか？
具体的には雑用を率先して行うことです。
まず、手が空いたら「お手伝いできることはありませんか」と先輩やグループのメンバーに確認する。
「今のところない」と言われたら下記のことをやりましょう。
・共用部の掃除（テーブルを拭く、植木の水やり、ホワイトボードの消し忘れチェックなど）
・電話応対
・シュレッダー
・ファイリング
・コピー機の紙補充
・郵便物のチェック
他にも先輩から時間があるときにお願いされたことを、手待ち時間に率先して行うことです。
これらの仕事をする前には、必ず先輩に「ファイリングをしているので、お手伝いできることがあったら声をかけてください。」と伝えましょう。
手待ち時間を減らす癖をつける
ホスピタリティにつながる話ですが、自分が1つの仕事にどれだけ時間がかかるか知っておくと、手待ち時間を減らすことができます。
手待ち時間とは次の仕事が来るまでの時間で、休憩とは異なり業務時間としてカウントされます。
しかし、自分の席でぼんやりしているとサボっていると思われます。
先輩に仕事を教えてもらっている間は、手待ち時間が発生しやすいです。
ただし、教わったことをおさらいしたり、業務用ツールや手順書の確認など、手待ち時間にできることも多いでしょう。
しかし、1ヶ月もすると手待ち時間にすることがなくなります。
その間に行うのが、先程紹介した雑務です。
その雑務1つにどれくらい時間がかかるか分かると、次の仕事が来るまでに「どの仕事をやるか」をすぐに決めることができます。
例えば、15分後にチームミーティングが始まるまでの間やることがなくなった場合。
書類ボックスにたまったファイリングをするか、段ボールにたまったシュレッダーをするか。
どちらが15分で切りよく終わらせられるか、決めることができます。
15分後に先輩達が移動し始めたのに、シュレッダーのダストボックスがいっぱいになって、あたふたしていると笑われてしまいますよね。
また、時間だからとファイリング途中で席を立って書類を無くすようなことになっても大変です。
このようなことにならないためにも、時間管理は重要になります。
スケジュールやタスク管理方法を決めておく
先程は1つ1つの業務の時間管理でしたが、今度は個人のタスクとスケジュール管理もチームで仕事をするうえで重要です。
これもホスピタリティにつながります。
会社の仕事は1人で完結できるものではありません。
チームで仕事をするものです。
そのためには個人のスケジュール管理は大切です。
まず、新入社員は、自分が今どの仕事を頼まれているのか最低限把握しておかなければなりません。
先輩は自分の仕事をしながら仕事を教えているので、2人分の管理は大変ですよね。
先輩や上司から「今お願いしていた仕事は何がある？」と、確認されたらすぐに答えられるようにしておきましょう。
1人立ちした後は、「○月○日までのXX業務と、いつでもできるファイリングです」と答えられるようになれば、チーム内で誰がどの仕事を抱えているのか把握しやすくなります。
半年後には、「○月○日までのXX業務と、毎月のXX確認業務を○日に行う予定です」と、週または月単位で答えられるようになれば、チームに貢献できるようになれるようになってきます。
そのために、今から自分なりのタスクとスケジュール管理方法を決めておきましょう。
仕事の内容によって異なりますが、毎日・毎週・毎月の仕事はカレンダーやタスク管理に登録しておきます。
★例
【毎日のタスク】
・部署宛てのメールやFAX、留守電、メモチェックと対応
・有給届や就業証明書の依頼
・郵送物の仕分け など
【毎週の仕事】
・職場巡回
・座席表の更新
【毎月の仕事】
・人員管理表更新
・勤怠データのチェック
・業務請負社員の請求書回収
・派遣社員と契約社員の契約更新確認
・給与計算データ作成
・給与データチェック
・給与明細配付
・税金処理 など
私の場合は毎日の仕事は、会社のツールでタスク管理して、毎週と毎月の仕事はエクセルで管理していました。
会社のツールが使いにくかったので、エクセルで自分仕様に作っていました。
また、会社ツールは共有機能があったので、人事系だと「○○さん退職金処理」とか誤って共有してしまうと、大変な事態になってしまうからです。
もちろん、自分で作ったエクセルデータには、パスワードを設定しました。
会社で共有できるようにツールを使ってもいいいですし、慣れないうちは手帳に書いてもいいでしょう。
要は自分がどれだけの仕事を抱えているのか、納期はいつなのか、を把握して納期までに仕事ができればいいのです。
多くの仕事を抱えてから、どのようにスケジュール管理をするか悩むより、今からどんな方法がいいのか考えておきましょう。
ミスなくタスクやスケジュール管理をするには？
タスクやスケジュール管理の方法を決める際に重要なのが優先順位です。
初めのうちは、自分で決めることができないので先輩に相談をしましょう。
1人立ちをしたら、仕事を受ける時には「納期と優先順位を確認」してください。
もし、急ぎの仕事を2つ以上抱えていたら先輩や上司と相談をして、仕事の優先順位をつけてもらいましょう。
新入社員時代の特権をフルに使おう
新入社員時代の特権は何でも教えてもらえることです。
それを使わずに知ったかぶりをしてしまうと、1人立ちした時に重要な場面で失敗してしまうことになります。
私は思わず知ったかぶりをしてしまったので、周囲からの信用をなくしてしまいました。
また、2年目3年目で独学で人事の基礎を勉強をしなければならなくなりました。
質問できるうちに質問しておけば、質問を通してコミュニケーションを取ることができます。
さらに、近くに座っている人がどんな仕事をしているのかを知ることもできます。
「こんなことを聞いたら勉強不足だと思われるかな？」
「忙しそうだからやめておこう」
などと思わずに、どんどん質問してみてくださいね。
